Cómo gestionar correos electrónicos

Cada día se envían una media de 272.000 millones de correos electrónicos en todo el mundo. Esto significa que cada segundo que pasa más de 3 millones de correos electrónicos viajan de un lado a otro del planeta a través de Internet. Teniendo presentes estas cifras y que el aumento anual del volumen de tráfico de correos ronda el 5%, no es de extrañar que a día de hoy muchos trabajadores tengan serios problemas para mantener al día su bandeja de entrada sin que su capacidad productiva se vea diezmada. Ser capacidad de gestionar el exceso de correos electrónicos con practicidad y eficiencia es todo un arte. Aquí te dejamos 5 premisas que debes seguir a raja tabla para tratar de conseguirlo:

Utiliza la línea de asunto

La información que se escribe en la línea de asunto es fundamental. Muchas veces se descuida el contenido de esta casilla o, incluso, se deja en blanco. Pero lo cierto es que un asunto bien redactado da una información vital para priorizar la lectura de correos.

Desactiva las notificaciones

Todos los psicólogos están de acuerdo en que las notificaciones constantes son tóxicas y una auténtica fuente de estrés. Consultar los correos electrónicos continuamente debido a la función de notificaciones que avisa a los usuarios cuando reciben un nuevo e-mail, incluso cuando no están en la aplicación de correo, genera tensión.

Trabaja con varias cuentas de correo electrónico

Es un método para catalogar los emails recibidos en función de su naturaleza. Tener diferentes cuentas de correo para tratar asuntos personales, laborales, comunicaciones comerciales… no solo no es malo sino que es altamente recomendable. Esto te permite hacer un cribado inicial de temas importantes y temas urgentes, que en muchos casos no son los mimos.

Crea carpetas

La clave está en filtrar los mensajes. Crear una carpeta de correos que se deben tratar con celeridad y otra para todos los demás, es una técnica estupenda para optimizar la lectura y la gestión de emails. Consulta la carpeta de los correos no importantes una vez al día o, incluso, una vez a la semana. Te sorprenderá la cantidad de emails que realmente no necesitaban contestación.

Lo bueno, si breve, dos veces bueno

Menos es más. Si el usuario tiene que hacer scroll hacia abajo para leer todo el mensaje, significa que es demasiado largo y es probable que le resulte pesado llegar al final. La capacidad de síntesis es esencial para aquellas personas que manejan un gran volumen de correos electrónicos. En ocasiones, incluso se puede ahorrar al receptor tener que abrir el email, aportando toda la información que queremos transmitir en el asunto del email.